Access

 

Microsoft Access – Σημειώσεις

🔹 Τι είναι η Access;

Η Access είναι ένα πρόγραμμα που χρησιμοποιείται για τη δημιουργία και διαχείριση βάσεων δεδομένων.

👉 Μας βοηθά να αποθηκεύουμε, οργανώνουμε και βρίσκουμε πληροφορίες εύκολα.

---

🗂 Βάση Δεδομένων (Database)

Μια βάση δεδομένων είναι μια οργανωμένη συλλογή πληροφοριών.

Παράδειγμα:

Βάση δεδομένων σχολείου:

• Μαθητές
• Καθηγητές
• Μαθήματα

Κύρια Αντικείμενα Βάσης Δεδομένων (Objects)

Πίνακας (Table)

Το πιο βασικό δομικό συστατικό στοιχείο μιας βάσης δεδομένων είναι ο πίνακας. Η οργάνωση

και η αποθήκευση των πληροφοριών (δεδομένων) μιας βάσης δεδομένων γίνεται με τη χρήση

πινάκων.

Φόρμα (Form)

Οι φόρμες είναι ένας εύκολος τρόπος για την καταχώριση και την επεξεργασία των δεδομένων

στους πίνακες. Μια φόρμα είναι άμεσα συνδεδεμένη με έναν ή περισσότερους πίνακες και

εμφανίζει συγκεντρωμένα τα στοιχεία που αφορούν την κάθε εγγραφή. Τα δεδομένα τα παίρνει

από έναν πίνακα ή τα αποθηκεύει σε έναν πίνακα.

Ερωτήματα (Queries)

Με τη βοήθεια των ερωτημάτων και χρησιμοποιώντας τα κατάλληλα κριτήρια, μπορούμε να

εντοπίζουμε και να παρουσιάζουμε τα δεδομένα που επιθυμούμε από μια βάση δεδομένων.

Εκθέσεις (Reports)

Οι εκθέσεις αποτελούν έναν αποτελεσματικό τρόπο για την παρουσίαση και την εκτύπωση

επιλεγμένων πληροφοριών μιας βάσης δεδομένων. Μας επιτρέπουν να ομαδοποιούμε τα

δεδομένα σε διάφορα επίπεδα, να καθορίζουμε τη διάταξή τους και να τα μορφοποιούμε

κατάλληλα.

---

📊 Πίνακες (Tables)

(Πίνακας = ένας πίνακας σαν στο τετράδιο με γραμμές και στήλες.)

Οι πίνακες είναι το βασικό στοιχείο της βάσης. 

👉 Περιέχουν τα δεδομένα σε μορφή:

• Στήλες (Πεδία)
• Γραμμές (Εγγραφές)

Μια βάση δεδομένων μπορεί να αποτελείται από πολλούς πίνακες και σε κάθε πίνακα
αποθηκεύονται πληροφορίες σχετικά με ένα συγκεκριμένο θέμα.
Για παράδειγμα, ένας πίνακας μπορεί να περιέχει όλα τα στοιχεία των μελών ενός Κέντρου Νεότητας, ένας άλλος πίνακας να περιέχει όλες τις δραστηριότητες που προσφέρει το Κέντρο Νεότητας κ.λπ.
Ο κάθε πίνακας έχει το δικό του όνομα και τα δεδομένα του είναι οργανωμένα σε στήλες (πεδία) και  γραμμές (εγγραφές).

---

🧩 Πεδία (Fields)

(Πεδία = οι στήλες του πίνακα.)

Τα πεδία είναι τα χαρακτηριστικά των δεδομένων.

Παραδείγματα πεδίων:

• Όνομα
• Επίθετο
• Ημερομηνία Γέννησης
• Βαθμός

👉 Κάθε πεδίο έχει τύπο δεδομένων:

• Κείμενο (Text)
• Αριθμός (Number)
• Ημερομηνία (Date/Time)

Κανόνες Ονομασίας Πεδίων

Όταν δημιουργούμε έναν πίνακα καλό είναι να χρησιμοποιούμε περιγραφικά ονόματα πεδίων, ώστε να είναι κατανοητά και από άλλους χρήστες της βάσης δεδομένων:
(1) Μπορούν να περιλαμβάνουν οποιονδήποτε συνδυασμό χαρακτήρων και αριθμών,
εκτός από διάφορα σύμβολα π.χ. την τελεία (.), το θαυμαστικό (!) και τις αγκύλες ([ ]).
(2) ΔΕΝ επιτρέπεται να αρχίζουν με ΚΕΝΟ διάστημα.

⚠️ Κανόνες ονοματοδοσίας

Για πίνακες και πεδία:

✔ Επιτρέπονται:

• Γράμματα
• Αριθμοί
• Κάτω παύλα _

❌ Αποφεύγουμε:

• ! . [ ] / \ * ?
• Κενά (προτιμάμε _)

Τύποι Δεδομένων (Data Type)

Ο τύπος δεδομένων ορίζει το είδος των δεδομένων που θα μπορεί ο χρήστης να καταχωρίσει στο πεδίο. Χρησιμοποιώντας σωστά τους τύπους δεδομένων μπορούμε να περιορίσουμε τις λανθασμένες καταχωρίσεις στη βάση δεδομένων και να διασφαλίσουμε τη σωστή λειτουργία της.

Η Microsoft Access, όπως και τα περισσότερα ΣΔΒΔ υποστηρίζει τους εξής βασικούς τύπους

δεδομένων:

• Short Text Κείμενο μικρής έκτασης

• Number Αριθμός

• Date/Time Ημερομηνία/Ώρα

• Currency Χρηματικό ποσό

• AutoNumber Αυτόματη αρίθμηση

• Yes/No Ναι/Όχι ή Σωστό/Λάθος ή Αληθές/Ψευδές

Η Microsoft Access, υποστηρίζει επίσης κάποιους επιπρόσθετους (εξειδικευμένους) τύπους

δεδομένων:

• Long Text Κείμενο μεγάλης έκτασης

• OLE Object Αντικείμενο OLE - Αντικείμενα από άλλες εφαρμογές (Εικόνα, Ήχο, Βίντεο)

• Hyperlink Υπερσύνδεσμος (Εισαγωγή συνδέσμου με ιστοσελίδα στο Διαδίκτυο)

• Attachment Επισυναπτόμενο αρχείο

• Calculated Μαθηματικός υπολογισμός πεδίων

• Lookup Wizard… Καθορισμός τιμών στο πεδίο (Λίστα Επιλογών)

Παρακάτω ακολουθεί σύντομη περιγραφή των χαρακτηριστικών για τον κάθε τύπο πεδίου:

(α) Short Text - Μπορεί να περιέχει μέχρι και 255 χαρακτήρες κειμένου, σύμβολα ή αριθμούς.

(β) Number - Μπορεί να περιέχει αριθμούς για να τους χρησιμοποιήσουμε για μαθηματικές πράξεις.

(γ) Date/Time - Κατάλληλος για την καταχώριση δεδομένων που αναφέρονται σε ημερομηνίες και ώρες.

(δ) Currency - Κατάλληλος τύπος δεδομένων για την καταχώριση δεδομένων που αναφέρονται σε χρηματικά ποσά.

(ε) AutoNumber - Παίρνει μοναδικές αριθμητικές τιμές οι οποίες καθορίζονται αυτόματα από την εφαρμογή.

(στ) Yes/No - Μας επιτρέπει να δημιουργούμε πεδία που περιέχουν λογικές τιμές (Αληθές ή Ψευδές, Ναι ή Όχι).

(ζ) Long Text - Μπορεί να περιέχει μέχρι και 65.535 χαρακτήρες κειμένου, σύμβολα ή αριθμούς.

(η) OLE Object - Μας επιτρέπει να εισάγουμε αντικείμενα από άλλες εφαρμογές όπως εικόνα, ήχο και βίντεο.

(θ) Hyperlink - Κατάλληλος για εισαγωγή διευθύνσεων υπερσυνδέσμων.

(ι) Attachment - Κατάλληλος για εισαγωγή επισυναπτόμενων αρχείων.

(ια) Calculated - Περιέχει μαθηματικές πράξεις για υπολογισμούς πεδίων.

(ιβ) Lookup Wizard… - Περιέχει προκαθορισμένες τιμές όπως είναι μια λίστα επιλογών.

Ιδιότητες Πεδίων (Field Properties)

Οι ιδιότητες των πεδίων μάς επιτρέπουν να προσαρμόσουμε τον τρόπο με τον οποίο το

σύστημα διαχείρισης βάσεων δεδομένων αποθηκεύει, εμφανίζει και χειρίζεται τα δεδομένα

ενός πεδίου όπως:

(1) Πόσους χαρακτήρες μπορούν να δεχτούν τα πεδία κειμένου.

(2) Εάν ένα πεδίο πρέπει οπωσδήποτε να περιέχει κάποια τιμή.

(3) Ποια μορφή πρέπει να έχουν τα δεδομένα ενός πεδίου.

Π.χ. οι βασικότερες ιδιότητες των πεδίων στη Microsoft Access είναι:

• Μέγεθος πεδίου

• Μορφή (τρόπος εμφάνισης)

• Μάσκα εισαγωγής

• Λεζάντα (Ταμπέλα)

• Ευρετήριο

• Προεπιλεγμένη (αρχική) τιμή

• Κανόνας επικύρωσης ή εγκυρότητας

• Κείμενο επικύρωσης ή εγκυρότητας

• Απαιτείται (Εάν είναι υποχρεωτικό ή όχι)

• Δεκαδικές θέσεις ή Δεκαδικά ψηφία

Παρακάτω ακολουθεί σύντομη περιγραφή των χαρακτηριστικών για την κάθε ιδιότητα των πεδίων:

(α) Μέγεθος πεδίου - Μας επιτρέπει να καθορίσουμε το μέγιστο πλήθος των χαρακτήρων του πεδίου.

Για πεδία κειμένου:

Το μήκος ενός πεδίου κειμένου μπορεί να είναι από 0 έως 255 χαρακτήρες. Η προκαθορισμένη τιμή είναι 50 χαρακτήρες, την οποία μπορούμε να αλλάξουμε ανάλογα με τον αριθμό των χαρακτήρων τους οποίους πρόκειται ν' αποθηκεύσουμε.

Για πεδία αριθμών:

Όσο μεγαλύτερο είναι το εύρος των αριθμών που τοποθετείται σε ένα πεδίο, τόσο περισσότερο χώρο αποθήκευσης στη μνήμη χρειάζεται η Access.Υπάρχουν οι εξής περιπτώσεις αριθμών:

Byte: Ακέραιος που καταλαμβάνει χώρο 1 byte, ο οποίος μπορεί να περιέχει τιμές από 0 έως 255.

Πρόκειται για αριθμούς 8bit 28 =256.

Ακέραιος (Integer): Μέγεθος που καταλαμβάνει 2 bytes. Μπορεί να περιέχει τιμές από –32.768 έως +32.767. Πρόκειται για αριθμούς 16bit 216=65536.

Ακέραιος μεγάλου μήκους (Long Integer): Ακέραιος αριθμός που καταλαμβάνει χώρο 4 bytes με τις τιμές του να κυμαίνονται από -2.147.483.648 έως +2.147.483.647. Πρόκειται για αριθμούς 32bit 2 32=4.294.967.296

Πραγματικός απλής ακρίβειας (Single): Αριθμός κινητής υποδιαστολής μονής ακρίβειας. Μέγεθος 4 bytes με τιμές που κυμαίνονται από -3,4x1038 έως 3,4x1038.

Πραγματικός διπλής ακρίβειας (Double): Αριθμός κινητής υποδιαστολής 8 bytes διπλής ακρίβειας με τιμές που κυμαίνονται από -1,797x10308 έως +1,797x10308.

Αναγνωριστικό αναπαραγωγής (Replication ID): Μέγεθος 16 bytes. Χρησιμοποιείται σε μία Β.∆. για τη δημιουργία ενός μοναδικού αναγνωριστικού για αναπαραγωγή. Χρησιμοποιούμε αυτόν τον τύπο για την αναγνώριση ρεπλίκων, πινάκων και εκθέσεων.

∆εκαδικός (Decimal): Έχει μέγεθος 16 byte και οι τιμές τις οποίες μπορεί να δεχθεί είναι από –1028 έως 1028 . Η προκαθορισμένη κλίμακα είναι 18 και η ακρίβεια 0.

(β) Μορφή (τρόπος εμφάνισης) - Καθορίζουμε τη μορφή με την οποία θα παρουσιάζονται τα δεδομένα στον χρήστη.

(γ) Μάσκα εισαγωγής - Καθορίζουμε τη μορφή στην οποία θα μπορεί να καταχωρεί τα δεδομένα ο χρήστης.

Παράδειγμα μάσκας εισαγωγής του πεδίου Αστυνομική ταυτότητα

L000000: όπου L είναι ένας οποιοσδήποτε χαρακτήρας ακολουθούμενος από 6 αριθμούς, αφού ως γνωστόν ο αριθμός της αστυνομικής ταυτότητας αποτελείται από ένα γράμμα ακολουθούμενος από έξι αριθμούς π.χ. Α123456. Έτσι ο χρήστης, οποίος θα εισάγει τα δεδομένα, θα πρέπει στον Αριθμό Ταυτότητας υποχρεωτικά να πληκτρολογήσει πρώτα ένα γράμμα και μετά έξι συνεχόμενα ψηφία.

Επιπλέον για να αποτρέψουμε την εισαγωγή ενός μικρού γράμματος στην αρχή, αντί ενός κεφαλαίου, τοποθετούμε στην αρχή της μάσκας εισαγωγής τον ειδικό χαρακτήρα >, ο οποίος θα μετατρέπει αυτόματα το εισαγόμενο γράμμα σε κεφαλαίο (>L000000).

(δ) Λεζάντα (Ταμπέλα) - Καθορίζουμε το όνομα που θα εμφανίζεται στον πίνακα αντί για το αρχικό όνομα του πεδίου.

(ε) Ευρετήριο – Μας επιτρέπει να εφαρμόσουμε γρήγορη αναζήτηση δεδομένων μέσω ενός πεδίου.

Με τα ευρετήρια η αναζήτηση και η ταξινόμηση των δεδομένων μπορεί να γίνει πολύ γρήγορα. Αυτό έχει μεγάλη σημασία όταν έχουμε ιδιαίτερα μεγάλους πίνακες.

Η διαδικασία για να ορίσουμε ευρετήριο σε ένα πεδίο είναι η εξής:

• Πρώτα επιλέγουμε σε προβολή σχεδίασης το πεδίο στο οποίο θέλουμε να ορίσουμε ευρετήριο.

• Στη συνέχεια επιλέγουμε στην περιοχή των ιδιοτήτων του πεδίου, την ιδιότητα Με ευρετήριο. Εμφανίζεται το πλήκτρο , το οποίο πατάμε για να ανοίξει ο πτυσσόμενος κατάλογος. Η προκαθορισμένη τιμή είναι Όχι. Υπάρχουν δύο ακόμα επιλογές: Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα) και Ναι (∆εν επιτρέπονται διπλότυπα).

Εάν το ευρετήριο δημιουργείται πχ στο πεδίο ΕΠΩΝΥΜΟ, επιλέγουμε Ναι (Επιτρέπονται διπλότυπα), με το σκεπτικό ότι πιθανώς να υπάρχουν δύο ή περισσότεροι μαθητές με το ίδιο επώνυμο (ή πιθανώς να υπάρξουν στο μέλλον).

Αντίθετα σε πεδία όπως ο αριθμός ταυτότητας, το Α.Φ.Μ. ή ο αριθμός κυκλοφορίας ενός αυτοκινήτου, θα πρέπει να ορίσουμε Ναι (∆εν επιτρέπονται διπλότυπα). Έτσι εξασφαλιζόμαστε ότι δεν θα εισάγουμε μελλοντικά κατά λάθος κάποια εγγραφή υπαλλήλου με τον ίδιο αριθμό ταυτότητας.

(στ) Προεπιλεγμένη (αρχική) τιμή - Καθορίζουμε την τιμή που θα καταχωρείται αυτόματα στο συγκεκριμένο πεδίο σε κάθε νέα εγγραφή.

(ζ) Κανόνας επικύρωσης ή εγκυρότητας - Εισάγουμε κριτήρια στο πεδίο προκειμένου να περιορίσουμε τις τιμές που μπορεί να δέχεται.

Ο τελεστής LIKE μπορεί να δεχθεί τρεις χαρακτήρες μπαλαντέρ, οι οποίοι αναφέρονται στον παρακάτω πίνακα:

Παράδειγμα

Για να εξασφαλιστεί κατά την καταχώρηση της βαθμολογίας των μαθητών του Γυμνασίου, ότι κανένας βαθμός δεν θα ξεπεράσει το 20, ορίζουμε ως κανόνα επικύρωσης στο πεδίο ΒΑΘΜΟΣ <=20.

(η) Κείμενο επικύρωσης ή εγκυρότητας - Ορίζουμε το μήνυμα σφάλματος που θα εμφανίζεται όταν οι τιμές που καταχωρούνται δεν πληρούν τα κριτήρια του κανόνα επικύρωσης.

(θ) Απαιτείται (Εάν είναι υποχρεωτικό ή όχι)- Επιλέγουμε εάν θα είναι υποχρεωτική η καταχώριση δεδομένων στο πεδίο ή αν θα επιτρέπεται να το αφήνουμε κενό.

(ι) Δεκαδικές θέσεις ή Δεκαδικά ψηφία - Καθορίζουμε το πλήθος των δεκαδικών ψηφίων που θα εμφανίζονται στα δεξιά της υποδιαστολής.

---

🧾 Εγγραφές (Records)

(Εγγραφή = μία γραμμή του πίνακα.)

Κάθε εγγραφή είναι μία πλήρης πληροφορία.

👉 Δηλαδή:

• Όλα τα στοιχεία ενός μαθητή = 1 εγγραφή

Μετά τη δημιουργία ενός πίνακα, μπορούμε να εισαγάγουμε, να επεξεργαστούμε και να διαγράψουμε εγγραφές σε έναν πίνακα απευθείας ή να μετακινηθούμε μεταξύ των εγγραφών του πίνακα, κάνοντας διπλό κλικ πάνω του και ανοίγοντάς τον σε προβολή φύλλου δεδομένων.

---

🔑 Πρωτεύον Κλειδί (Primary Key)

Είναι ένα πεδίο που ξεχωρίζει μοναδικά κάθε εγγραφή.

Παράδειγμα:

• ID μαθητή (1, 2, 3...)

👉 Δεν μπορεί να υπάρχουν δύο ίδια ID.

Το πρωτεύον κλειδί εξασφαλίζει τη μοναδικότητα των εγγραφών. Μπορεί να είναι ένας κωδικός (πχ κωδικός μαθητή ή η ταυτότητα του). Αφού τοποθετήσουμε όλα τα πεδία, θα πρέπει να προστεθεί σε κάποιο από αυτά το "Πρωτεύον κλειδί". Η διαδικασία είναι η παρακάτω και υποτίθεται ότι βρισκόμαστε στο παράθυρο σχεδίασης πινάκων.

• Κάνουμε κλικ στο πεδίο στο οποίο θέλουμε να ορίσουμε ένα κλειδί (στην προκειμένη περίπτωση

στο πεδίο Κωδικός Υπαλλήλου) και πατάμε το εικονίδιο του Πρωτεύοντος κλειδιού από την

κορδέλα.

• Στα αριστερά του ονόματος εμφανίζεται η ένδειξη του κλειδιού .

• Για να δημιουργήσουμε πρωτεύοντα κλειδιά σε περισσότερα του ενός πεδία, πατάμε διαδοχικά τα

πλήκτρα επιλογής γραμμών , τα οποία βρίσκονται αριστερά των ονομάτων των πεδίων, έχοντας όμως πατημένο το πλήκτρο Ctrl.

• Για να καταργήσουμε ένα πρωτεύον κλειδί αρκεί να πατήσουμε εκ νέου το πλήκτρο . 

Το πρωτεύον κλειδί είναι μία από τις σημαντικότερες λειτουργίες της Access. Είναι απαραίτητο για να συνδέει δύο ή περισσότερους πίνακες μιας βάσης δεδομένων ώστε να είναι δυνατή η αναζήτηση και συσχέτιση των δεδομένων.

---

🔗 Σχέσεις (Relationships)

Οι σχέσεις συνδέουν πίνακες μεταξύ τους.

Όπως έχουμε δει πιο πάνω, μια βάση δεδομένων μπορεί να αποτελείται από περισσότερους από έναν πίνακα και κάθε πίνακας αποθηκεύει δεδομένα για ένα συγκεκριμένο θέμα. Οι διάφοροι πίνακες της βάσης δεδομένων μπορούν να σχετίζονται μεταξύ τους με μια ειδική σχέση. Αυτή η ειδική σχέση, η οποία ονομάζεται Relationship, είναι μια λογική σύνδεση μεταξύ δύο πινάκων που έχουν τουλάχιστον ένα κοινό πεδίο (δηλαδή ένα πεδίο του οποίου τα δεδομένα είναι κοινά για κάποιες εγγραφές στον ένα πίνακα και για κάποιες εγγραφές στον άλλο πίνακα).

Η δημιουργία αυτής της σχέσης ανάμεσα σε δύο πίνακες μιας βάσης δεδομένων, μας επιτρέπει να αντλήσουμε στοιχεία και πληροφορίες που ανήκουν και στους δύο πίνακες.

Παράδειγμα:

• Πίνακας Μαθητές
• Πίνακας Τάξεις

👉 Συνδέονται με το πεδίο "Τάξη"

Tα είδη των ειδικών σχέσεων που υπάρχουν μεταξύ των πινάκων είναι:

Ειδική Σχέση: Ένα-Προς-Ένα (One-To-One, 1-1)

Κάθε εγγραφή από τον ΠΡΩΤΟ πίνακα σχετίζεται με μόνο μία εγγραφή από τον ΔΕΥΤΕΡΟ πίνακα, αλλά και αντίστροφα.

Ο τύπος της σχέσης "ένα προς ένα" (one to one) χρησιμοποιείται σπάνια, κυρίως όταν θέλουμε να διαιρέσουμε έναν πίνακα σε δύο ξεχωριστούς πίνακες, όχι όμως επειδή μας το επιβάλει η κανονικοποίηση.

Η διαίρεση του πίνακα μπορεί να γίνει γιατί ο αριθμός των πεδίων είναι υπερβολικά μεγάλος ή γιατί θέλουμε κάποιες πληροφορίες να μην είναι προσβάσιμες σε κάποιους χρήστες της Β.∆.

Στη σχέση "ένα προς ένα" κάθε εγγραφή του πρώτου πίνακα σχετίζεται με μία μοναδική εγγραφή του δεύτερου πίνακα και αντιστρόφως.

Για τη δημιουργία μιας σχέσης ένα προς ένα πρέπει, τα πεδία που θα συσχετιστούν να είναι του ίδιου τύπου (π.χ. τύπος αυτόματης αρίθμησης) καθώς επίσης να είναι και τα δύο πρωτεύοντα κλειδιά ή να έχουν μοναδικές τιμές (δηλαδή στην ιδιότητα ευρετήριο να μην επιτρέπονται τα διπλότυπα).

Ειδική Σχέση: Ένα-Προς-Πολλά (One-To-Many, 1-∞)

Κάθε εγγραφή από τον ΠΡΩΤΟ πίνακα σχετίζεται με πολλές εγγραφές από τον ΔΕΥΤΕΡΟ πίνακα, αλλά κάθε εγγραφή από το ΔΕΥΤΕΡΟ πίνακα, σχετίζεται με μόνο μία εγγραφή από τον ΠΡΩΤΟ πίνακα. 

Ένα παράδειγμα μιας ειδικής σχέσης Ένα-προς-Πολλά, είναι στη βάση δεδομένων του Κέντρου Νεότητας (YouthCentre.accdb). Εδώ υπάρχουν δύο πίνακες:

• Ο πρώτος πίνακας που έχει το όνομα Activities περιέχει την αθλητική δραστηριότητα με την οποία ασχολείται το κάθε μέλος.

• Ο δεύτερος πίνακας που έχει το όνομα YouthMembers περιέχει τα ονόματα των μελών του Κέντρου Νεότητας.

• Οι δύο πίνακες συνδέονται μεταξύ τους με την ειδική σχέση

Ένα-Προς-Πολλά. Δηλαδή, κάθε μέλος από τον πίνακα YouthMembers λαμβάνει μέρος μόνο σε μία δραστηριότητα του πίνακα Activities, ενώ σε κάθε δραστηριότητα υπάρχουν πολλά μέλη.

Η συντριπτική πλειοψηφία των σχέσεων μεταξύ των πινάκων μιας Β.∆. είναι "ένα προς πολλά" (one

to many). Σε αυτού του είδους τις σχέσεις μία εγγραφή του πρώτου πίνακα μπορεί να σχετίζεται με 

πολλές αντίστοιχες εγγραφές του δεύτερου πίνακα. Όμως μία εγγραφή από τον δεύτερο πίνακα σχετίζε-

ται υποχρεωτικά με μία μόνον εγγραφή του πρώτου πίνακα.

Για τη δημιουργία μιας σχέσης ένα προς πολλά πρέπει, μόνο το ένα από τα συσχετιζόμενα πεδία να

είναι πρωτεύον κλειδί ή να έχει μοναδικές τιμές (δηλαδή στην ιδιότητα ευρετήριο να μην επιτρέπονται

τα διπλότυπα).

Ως παράδειγμα μπορούμε να αναφέρουμε τη σχέση μεταξύ του πίνακα Μαθητές και του πίνακα

Βαθμολογίες (της εικόνας της επόμενης σελίδας). Ένας μαθητής μπορεί να έχει διάφορες βαθμολογίες

(μαθημάτων, τριμήνων κλπ), μία όμως βαθμολογία από κάθε είδος θα ανήκει υποχρεωτικά σε αυτόν τον μαθητή.. Συνεπώς η σχέση μεταξύ του πίνακα Μαθητές και του πίνακα Βαθμολογίες είναι ένα προς πολλά.

Οι δύο πίνακες συνδέονται με βάση τον κωδικό του μαθητή.

το πλαίσιο ελέγχου Ενεργοποίηση ακεραιότητας αναφορών για να εξασφαλίσουμε ότι η Access 

δεν θα μας επιτρέψει να εισαγάγουμε στον πίνακα Μαθητές κάποιον Κωδικό Μαθητή ο οποίος δεν θα υπάρχει στο ίδιο πεδίο του πίνακα Βαθμολογίες.

Σχέση "πολλά προς πολλά" (∞ προς ∞)

Στη σχέση "πολλά προς πολλά" (many to many) μια εγγραφή από τον πρώτο πίνακα μπορεί να σχετίζεται με πολλές αντίστοιχες εγγραφές στο δεύτερο πίνακα, όπως και μια εγγραφή του δεύτερου πίνακα μπορεί να σχετίζεται με πολλές αντίστοιχες εγγραφές στον πρώτο πίνακα. Πρόκειται για ένα είδος σχέσης το οποίο μπορούμε να πούμε ότι δεν εμφανίζεται τόσο συχνά, και δεν εξετάζεται εδώ.

---

🔍 Ερωτήματα (Queries)

(Ερωτήματα = ερωτήσεις που κάνουμε στη βάση.)

Τα ερωτήματα χρησιμοποιούνται για:

• Αναζήτηση δεδομένων
• Φιλτράρισμα
• Υπολογισμούς

Παραδείγματα:

• «Βρες όλους τους μαθητές της Α1»
• «Δείξε μαθητές με βαθμό > 15»

Κριτήρια επιλογής και τελεστές

1. Τα κριτήρια επιλογής εισάγονται στη γραμμή Κριτήρια του πλέγματος ερωτημάτων και ο σκοπός τους είναι να περιορίσουν το πλήθος των εμφανιζόμενων γραμμών.

 Αν το πεδίο αναζήτησης είναι τύπος κειμένου, η τιμή θα πρέπει να είναι μέσα σε διπλά εισαγωγικά 

" " (π.χ. "ΑΘΗΝΑ"). Εάν δεν τοποθετήσουμε τα διπλά εισαγωγικά ( " ") , τότε φροντίζει γι' αυτό η Access.

 Aν το πεδίο είναι τύπου ημερομηνίας, τότε αυτό θα πρέπει να περικλείεται μέσα στα σύμβολα (#)

(π.χ. #31/12/2000#). Εάν δεν τα τοποθετήσουμε τότε φροντίζει γι' αυτό η Access.

2. Οι τελεστές είναι τα σπουδαιότερα συστατικά για τα κριτήρια των ερωτημάτων. Χωρίζονται σε αρκετές κατηγορίες που όπως θα δούμε παρακάτω είναι:

 Λογικοί τελεστές: Πρόκειται για τους τελεστές OR, AND, NOT.

 Τελεστές σύγκρισης: Χρησιμοποιούνται πάρα πολύ συνήθως σε αριθμητικά δεδομένα.

Σύμβολο Περιγραφή Παράδειγμα

= Ίσο ="ΑΘΗΝΑ"

< Μικρότερο <100

<= Μικρότερο ή ίσο <=100

> Μεγαλύτερο >100

>= Μεγαλύτερο ή ίσο >=100

<> ∆ιάφορο <>100

 Αριθμητικοί Τελεστές +, -, *, /, ^ Οι αριθμητικοί τελεστές Χρησιμοποιούνται για υπολογισμούς όλων των πράξεων της αριθμητικής σε αριθμητικές παραστάσεις, τύπους και υπολογιζόμενα πεδία.

 Οι τελεστές Between, In, Like

Ένα παράδειγμα. Επιθυμούμε να εμφανιστούν οι εγγραφές όπου στο πεδίο Μαθηματικά οι τιμές είναι από το 12 μέχρι και το 16 συμπεριλαμβανομένων

 Με χρήση του Between πρέπει να συνταχθεί ως εξής: BETWEEN 12 And 16.

 Η εντολή Like "Γ*" πληκτρολογημένο στο πεδίο Επίθετο θα εμφανίσει όλους τους μαθητές που το επώνυμό τους αρχίσει με το Γ. Το Ερώτημα θα μπορούσε να είναι πόσοι μαθητές που το επίθετό τους

αρχίζει από Γ έχουν στα Μαθηματικά βαθμό ανάμεσα στο 12 και το 16 συμπεριλαμβανομένων αυτών.

 Τελεστής συνένωσης (&) Συνενώνει δύο αλφαριθμητικές παραστάσεις. Παράδειγμα : [Επώνυμο] & " " & [Όνομα]. 

Η έκφραση αυτή επιστρέφει το ονοματεπώνυμο.

Χαρακτήρες Μπαλαντέρ

* Χρησιμοποιείται για το ταίριασμα οποιουδήποτε αριθμού χαρακτήρων σε ένα πεδίο.

? Χρησιμοποιείται όταν θέλουμε να ταιριάξουμε ένα μόνο χαρακτήρα σε ένα πεδίο.

# Χρησιμοποιείται για να ταιριάξουμε έναν αριθμό σε κάποιο πεδίο.

- Χρησιμοποιείται για να ταιριάξουμε ένα χαρακτήρα μέσα από μία περιοχή χαρακτήρων

---

📝 Φόρμες (Forms)

(Φόρμες = εύκολοι τρόποι για να γράφουμε δεδομένα.)

Οι φόρμες βοηθούν:

• Στην εύκολη εισαγωγή δεδομένων
• Στην προβολή τους

👉 Είναι πιο φιλικές από τους πίνακες.

---

📄 Αναφορές (Reports)

(Αναφορές = ωραία εκτυπωμένα αποτελέσματα.)

Οι αναφορές χρησιμοποιούνται για:

• Εκτύπωση δεδομένων
• Παρουσίαση αποτελεσμάτων

---

🎯 Παράδειγμα Ολοκληρωμένης Βάσης

Βάση: Σχολείο

Πίνακας: Μαθητές

ID	Όνομα	Τάξη
1	Μαρία	Α1

Πίνακας: Μαθήματα

ID	Μάθημα
1	Μαθηματικά

---

🧠 Συμπέρασμα

Η Access χρησιμοποιείται για:

• Οργάνωση δεδομένων 📊
• Σύνδεση πληροφοριών 🔗
• Γρήγορη αναζήτηση 🔍

---

🧠 Βάσεις Δεδομένων από την καθημερινή μας ζωή

Μερικά παραδείγματα βάσεων δεδομένων από την καθημερινή μας ζωή είναι τα εξής:

• Βάσεις Δεδομένων Σχολείων

• Βάσεις Δεδομένων Τραπεζών

• Βάσεις Δεδομένων για διαχείριση της αποθήκης σε Υπεραγορές

• Ιατρικά Συστήματα Διαχείρισης Ασθενών σε Νοσοκομεία

• Συστήματα Κρατήσεων Αεροπορικών Εισιτηρίων

• Βάσεις Δεδομένων Τηλεφωνίας

(Μηχανογραφημένοι Τηλεφωνικοί Κατάλογοι)